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Aktuelles von den Steuerberatern Jahnke & Hofmann – Ludwigsburg

Informationen zur E-Rechnung

November/Dezember 2024

Mit dem sog. Wachstumgschancengesetz wurde die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Die Einführung soll bereits ab dem 1.1.2025 in mehreren Etappen erfolgen, wobei u.a. zwischen der Möglichkeit zum Empfang und der Ausstellung der E-Rechnung differenziert wird. Auch wenn viele Details noch nicht endgültig geklärt sind, gegen Wir Ihnen hier einen ersten Überblick (Stand: 27.09.2024). Bitte beachten Sie, dass Änderunge möglich sind.

Definition der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet, insbesondere kön-nen Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden.

Hinweis: Bei PDF-Dateien sowie anderen nicht nach der o. g. Norm strukturierten Formaten wie beispielsweise “.tif”, “.jpeg”, “.docx-Dateien” handelt es sich nicht um E-Rechnun-gen. Diese Formate eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen jedoch nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung der Rechnung.

Zeitplan zur Einführung der E-Rechnung

Ab dem 1.1.2025 besteht die Pflicht zur Entgegennahme von  E-Rechnungen  für  im  Inland  steuerbare  Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unterneh- men handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland).

Ab dem 1.1.2025 ist die Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland möglich.

Ab dem 1.1.2027 besteht die Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im In- land für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800.000 €.

Ab 1.1.2028 besteht die Pflicht zur Ausstellung und Über-mittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen.

Hinweis: Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen  über  Kleinbeträge  bis  250 €  und  Fahrausweise. Darüber hinaus werden Umsätze an private Endver- braucher  (B2C)  und  nicht  innerdeutsche  B2B-Umsätze ebenfalls nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst.

Handlungsbedarf

Jeder Unternehmer muss ab dem 1.1.2025 – vor allem technisch – in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Denn für den Vorsteuerabzug ist grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erforderlich. Hierbei wird nicht differenziert, um welche Art oder Größe eines Unternehmens es sich handelt. So müssen z. B. auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (z. B. Vermieter einer Wohnung) und Land- und Forstwirte oder aber auch (gemeinnützige) Vereine ab dem 1.1.2025 technische Vorkehrungen zur Entge- gennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen. Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Ab- weichend hiervon können die Beteiligten andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren, wie die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder per Dowload über ein Kundenportal. Die bloße Übergabe der Daten auf einem externen Speichermedium (z. B. USB-Stick) erfüllt die Anforderung an die Übermittlung in elektronischer Form dagegen nicht. Darüber hinaus sollte zeitnah mithilfe einer geeigneten Software-Lösung die notwendige digitale Archivierung der E-Rechnung sichergestellt werden (mehr zur Aufbewahrungspflicht siehe unten).

Hinweis:  Verweigert  der  Rechnungsempfänger  die  Annahme einer E-Rechnung bzw. ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers auch als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht von E-Rechnungen gelten die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buch- führung. So ist der strukturierte Teil einer E-Rechnung so aufzubewahren, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und u. a. die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach derzeitigem Recht zehn Jahre.

Hinweis: Die hier dargestellten Grundsätze basieren auf einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums, welches derzeit lediglich als Entwurf vorliegt. Das finale Schreiben soll im  4.  Quartal  dieses Jahres  veröffentlicht  werden.  Über eventuelle Änderungen werden wir Sie an dieser Stelle informieren.

 

 

 

 

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